Wenn es darum geht, Geschäftsprozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten, stehen zwei Systeme im Fokus vieler Unternehmen: Enterprise Resource Planning (ERP) und Dokumentenmanagement-Systeme (DMS). Doch warum ist die Verknüpfung dieser beiden Systeme so wertvoll? Und inwiefern ergänzen sie sich gegenseitig?
ERP-Systeme: Was sie können (und was nicht)
ERP-Systeme sind das operative Herzstück in vielen Unternehmen. Indem sie verschiedene Geschäftsbereiche – von der Finanzbuchhaltung bis hin zum Personalwesen – in einem zentralen System vereinen, ermöglichen sie eine standardisierte und optimierte Informationsverwaltung. Ihr Fokus liegt darauf, Unternehmen einen gesamtheitlichen Überblick über ihre Kernprozesse zu bieten. Doch wie jedes System haben auch ERP-Systeme ihre Grenzen – vor allem wenn es um die effiziente Handhabung von Dokumenten geht. Hier kommt das DMS ins Spiel.
DMS-Systeme: Die perfekte Ergänzung zu ERP
Dokumentenmanagement-Systeme sind darauf spezialisiert, sämtliche Dokumente, die ein Unternehmen generiert oder empfängt, effizient zu erfassen und zu verwalten. Das bedeutet: Revisionssichere Archivierung, systemübergreifende elektronische Akten und die Fähigkeit, Dokumente aus unterschiedlichen Quellen zu einer einzigen Akte zusammenzuführen. So können beispielsweise alle Informationen zu einem Kunden, wie Angebote, E-Mails und Verträge, in einer zentralen Akte im DMS abgelegt werden.
Darüber hinaus kann ein DMS alle in elektronischen Akten gespeicherten Dokumente volltextindexieren und mit Metadaten anreichern. Die Suche nach spezifischen Informationen, sei es eine Rechnungsnummer oder offene Rechnungen, wird dadurch erheblich beschleunigt.
Einzigartig ist, dass DocuWare in fast jedes bestehende System integriert werden kann. Das bedeutet, dass alle relevanten Dokumente zu einem Vorgang, Projekt oder Kunden direkt aus dem ERP-System aufgerufen werden können, ohne jemals das Hauptinterface verlassen zu müssen.
Automatisierung und Effizienz durch Integration
Eine der bedeutendsten Vorteile der Kombination von ERP und DMS ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Nehmen wir das Beispiel einer eingehenden Rechnung: Das DMS kann die Rechnung erfassen, prüfen und automatisch die relevanten Daten extrahieren. Diese Daten werden dann an das ERP-System weitergeleitet, welches den inhaltlichen Abgleich gegen die hinterlegten Stammdaten vornimmt. Dies eliminiert manuelle Arbeitsschritte, spart Zeit und reduziert die Fehlerquote erheblich.
Zugriff & Integration: Ein System, kein Wechsel
Dank DocuWare müssen Mitarbeiter nicht ständig zwischen verschiedenen Systemen wechseln. Ob sie im ERP arbeiten oder in einer anderen Anwendung – die benötigten Dokumente sind nur einen Klick entfernt. Mit externen Webportalen, die von modernen DMS-Systemen wie DocuWare angeboten werden, kann zudem der Kundenservice verbessert werden, indem Kunden direkten Zugriff auf ihre Dokumente erhalten.
FAZIT
Die Integration von ERP und DMS kann Unternehmen revolutionieren. Während das ERP als das „Gehirn“ dient, das die Geschäftsprozesse steuert, agiert das DMS als das „Gedächtnis“, das sicherstellt, dass alle Dokumente sicher und zugänglich sind.
Die Synergie zwischen diesen beiden Systemen optimiert den Workflow, verbessert die Datenkonsistenz und steigert die Effizienz – Faktoren, die in der heutigen Geschäftswelt entscheidend für den Erfolg sind.
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